De kracht van Integrated Facility Management

Bouwen aan de toekomst van je bedrijf, dat bereik je alleen door samen te werken. Door met zijn allen te werken aan ontwikkeling, op de korte én op de lange termijn, zet je je bedrijf op de kaart. Het is daarom enorm belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Maar hoe bereik je dat en, misschien wel nog belangrijker, hoe houd je dat vast?  Om echt een vertaalslag te maken op het gebied van ontwikkeling kan het een verstandige keuze zijn om je facilitaire diensten uit te besteden aan een externe partij. Bij Dolmans Facility Management bieden we daarom Integrated Facility Management (IFM) aan. 

 

Integrated Facility Management, IFM afgekort, is kort gezegd het volledig uitbesteden van de gehele facilitaire dienstverlening, inclusief operationeel en tactisch management, èn inclusief (een deel van) het strategisch management aan één facilitair specialist. Door alles vanuit één facility bureau te laten vertrekken creëer je één duidelijke werkvisie. 

 

Wat IFM zo sterk maakt is het ‘één team, één taak’ principe. We werken allemaal met hetzelfde doel: de kwaliteit van de diensten verbeteren en de eindgebruiker tevredenstellen. Daarom leidt Dolmans personeel op om buiten hun eigen functieprofiel te durven stappen. Denk hierbij aan een beveiliger die ook actie onderneemt wanneer het koffiezetapparaat lekt of een schoonmaker die ziet dat er een vreemde zonder afspraak het pand in wandelt. 

 

Daarnaast garanderen we dat, bij het IFM-contract, we de klant compleet ontzorgen. Wij nemen alle facilitaire diensten uit handen en verzorgen deze van A tot Z. Wij zorgen dat de medewerkers de juiste kennis bezitten en deze blijven ontwikkelen. Maar ook helpen we met het opstellen van een bedrijfsvisie inclusief doelen en een plan hoe we dit gezamenlijk gaan bereiken. 

 

In die facilitaire wereld kun je onder andere kiezen voor een single service contract. Hierbij wordt één dienst voor een bepaalde periode gedekt. Dit is een prima kortetermijnoplossing, bijvoorbeeld wanneer je te maken hebt met een zwangerschapsverlof of langdurige ziekte. Maar wil je echt ontwikkelen en de visie van je bedrijf verwezenlijken, boek je de meeste winst met een IFM-contract. We zetten de grootste voordelen van IFM voor je op een rij.

 

Een IFM-contract is een ontwikkelproces en een samenwerking die voor meerdere jaren aangegaan wordt. Je kunt ten slotte niet binnen een paar maanden een complete visie opbouwen en realiseren. Daarnaast heb je tijd nodig om alle medewerkers op te leiden en ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Door een contract voor meerdere jaren aan te gaan, heb jij als klant de zekerheid dat je je op facilitair gebied nergens druk om hoeft te maken. Zo kun jij je focussen op je corebusiness. Wijzigt je koers tijdens de contractperiode? Geen probleem, dan gaan we gezamenlijk zitten om dit uit te werken en te zorgen dat alle medewerkers hierin meegaan. Omdat je met één aanspreekpunt werkt is het gemakkelijk om alle medewerkers op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen en te controleren dat dit ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.  

 

De medewerker staat centraal bij IFM, zij zijn het gezicht van het bedrijf. Vaak zelfs letterlijk, denk maar aan een gastvrouw of een beveiliger bij de ingang van het pand. Als de medewerker voelt dat hij gewaardeerd wordt, dan zal hij dit ook naar buiten uitstralen. Door er te zijn voor de medewerker indien nodig, deze de ruimte te geven zich te ontwikkelen en hem of haar regelmatig je waardering te tonen, zorg je ervoor dat de medewerker zich een belangrijk onderdeel van het team voelt. Dit zal bijdragen aan de inzet en uiteindelijk dus ook aan het grotere geheel van het bedrijf. 

 

Jij hoeft je geen zorgen te maken of de geschikte mensen op de juiste posities worden geplaatst, dat doen wij voor je. Wanneer ze eenmaal in dienst zijn, blijven medewerkers constant coaching en begeleiding ontvangen van ons, hier hoef jij je als opdrachtgever geen zorgen om te maken. Wij zorgen ervoor dat het personeel op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen en de juiste skills ontwikkeld. Er worden Facility Managers, HR Managers en Operationeel Managers aangestuurd om dit op locatie door te voeren. Zo is er altijd een extra kwaliteitscontrole op de locatie zelf. 

 

De allerbelangrijkste factor om een IFM-contract tot een succes te maken is de samenwerking tussen de klant en de facilitaire specialist. Wederzijds vertrouwen vanaf de start is hierbij van groot belang. Wanneer beide partijen elkaar de ruimte geven om verantwoordelijkheid te nemen, haal je het meeste uit de samenwerking. 

 

Wanneer wij een IFM-samenwerking aan gaan ,begint dit met het gezamenlijk opstellen van een visie met realistische doelen. Samen met de klant gaan we kijken waar de verwachtingen liggen en hoe we dit kunnen gaan realiseren. De samenwerking gaan we aan voor meerdere jaren, we kijken dus niet alleen naar de korte termijn maar ook naar de lange termijn. Deze startfase is cruciaal voor een succesvolle samenwerking, maar deze fase kost ook tijd. Alle benodigde informatie dient verzameld omgezet te worden naar een concreet plan met heldere uitgangspunten en de daarbij behorende resultaten. Wanneer beide partijen 100% achter het plan staan, kan het uitgerold gaan worden. 

 

Natuurlijk is het spannend een visie voor meerdere jaren vast te leggen. Gaat het wel aanslaan? Dit houden wij nauwlettend in de gaten door regelmatig reviews te plannen. Maandelijks bespreken we samen met de klant alle rapportages, elk kwartaal komen we samen voor een uitgebreide evaluatie. Ook tijdens deze bijeenkomsten is eerlijkheid de doorslaggevende factor. Juist op deze momenten kunnen we van elkaar leren, en waar nodig de doelstellingen bijstellen. 

  

Een IFM-contract is een longterm-solution. Wij gaan een samenwerking aan voor minimaal een aantal jaar, alleen zo kun je echt het verschil maken binnen een organisatie. 

 

Organisaties veranderen in deze tijd sneller dan dat dat 10 jaar geleden gebeurde. Het is dan ook zeker niet vreemd wanneer de koers van een bedrijf gedurende een samenwerking met ons verandert. In geval van een koerswijziging gaan wij hierin mee en zullen wij gezamenlijk de doelen en visies bijstellen. In onze beleving is een IFM-contract altijd flexibel. Het is belangrijk om te allen tijde in te kunnen springen op de veranderingen van opdrachtgever, de markt en zelfs de wereld.